DeCA para cargadores y expedidores: qué debe hacer tu empresa

Qué es el DeCA para tu empresa

El DeCA es el documento electrónico que acredita ante la inspección los datos del servicio de transporte que has contratado: quién lo transporta, origen y destino, mercancía y vehículo. No es una factura ni un albarán — es el documento de control administrativo del transporte interior.

• Tu orden de carga digital con los mismos datos del DeCA

Quién es el cargador contractual (con ejemplos)

El cargador contractual es quien contrata el transporte, no necesariamente el lugar físico donde se carga la mercancía. Si eres un fabricante que contrata a un transportista para llevar tu producción a un cliente, eres cargador contractual. Lo mismo si eres un distribuidor, un mayorista o cualquier empresa industrial o comercial que expide mercancía y organiza su transporte.

Cargador contractual, expedidor y transportista efectivo: quién es quién

El transportista efectivo es quien realiza materialmente el porte. El cargador contractual es quien contrata el transporte a efectos de la obligación del DeCA — normalmente tu empresa, cuando eres tú quien organiza el servicio.

"Expedidor" (a veces llamado "cargador efectivo" en el lenguaje del sector, sin que sea una categoría legal separada en la normativa del DeCA) es el término habitual para quien remite físicamente la mercancía. En la mayoría de los casos coincide con el cargador contractual — tu propia empresa —, pero no siempre: si contratas a través de una agencia que a su vez subcontrata el transporte, la agencia puede asumir las obligaciones del cargador contractual, y tu empresa seguiría siendo el expedidor real de la mercancía sin ser quien tiene la obligación legal del DeCA en ese caso concreto.

Qué transportes necesitan DeCA (y qué revisar)

El transporte público de mercancías por carretera dentro de España necesita DeCA desde el 5 de octubre de 2026, sin prórroga ni periodo transitorio. La normativa prevé excepciones para determinados supuestos (por ejemplo, ciertos transportes privados complementarios) — si tu actividad no encaja claramente en el transporte público de mercancías, revisa quién está obligado para tu caso concreto antes de asumir que no te afecta.

Datos que debe contener el DeCA

Como cargador, los datos mínimos que debes aportar (artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012) son:

• Tu razón social, NIF y domicilio, como cargador contractual.
• Razón social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y de destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía (o una medida alternativa si el peso exacto no es determinable).
• Fecha de realización del transporte.
• Matrícula del vehículo — tractora y remolque si es un conjunto articulado.

Cómo se lo haces llegar al transportista

El DeCA debe generarse antes del inicio efectivo del servicio. Una vez generado, lo compartes con el transportista y con el conductor por enlace, WhatsApp o email; el conductor lo lleva en copia electrónica en el móvil o en copia impresa, siempre con el código QR visible.

El PDF, el QR y la URL de inspección

El fichero es un PDF nativo digital (nunca un escaneo), con un código QR que apunta a una URL única HTTPS de descarga directa, sin registro ni contraseña. En una inspección, el conductor muestra el PDF o el QR y el inspector accede al documento vigente de inmediato.

Conservación documental

El fichero debe conservarse al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo — la obligación de conservación es tuya independientemente de que el transportista también conserve el suyo.

Si el transportista genera el documento, ¿tú qué debes hacer?

Si el transportista efectivo ya genera y te entrega el DeCA, tu obligación de generación puede quedar cubierta por ese documento, pero tu obligación de conservarlo durante el plazo legal sigue siendo tuya como cargador contractual. Muchas empresas prefieren generarlo ellas mismas para tener el control del documento y de su conservación, en lugar de depender de que el transportista lo emita a tiempo.

Corrección y versionado

Si cambia un dato después de generar el documento —destino, mercancía, matrícula—, la Resolución de 5 de junio de 2026 admite dos formas de corrección: modificar el PDF existente conservando los datos anteriores como no vigentes, o generar un PDF nuevo con su propia URL y QR, conservando el anterior para trazabilidad.

DeCA Profesional implementa la segunda vía: cada corrección crea una versión nueva del documento con su propio QR y URL; la versión anterior queda conservada y consultable en tu historial.

Varios orígenes, varios destinos y varios envíos

Un mismo servicio puede tener más de un punto de carga o de descarga. Cuando el cargador contractual y el transportista efectivo coinciden en varios envíos de un mismo servicio, se pueden agrupar en un único DeCA siempre que cada envío quede identificado dentro del documento — DeCA Profesional permite añadir varios orígenes, varios destinos y varios envíos dentro del mismo documento cuando el servicio real lo requiere.

DeCA, carta de porte, CMR y albarán: en qué se diferencian

Cuatro documentos distintos que conviven en el mismo servicio de transporte:

Tu ERP no cambia

No hace falta integrar nada para empezar a cumplir. Entras, rellenas los datos del servicio — con tus transportistas habituales guardados — y descargas el PDF con QR y URL. Si en el futuro quieres estudiar una integración con tu sistema, puedes solicitarlo, pero hoy no es un requisito para usar DeCA Profesional ni para cumplir con la obligación del DeCA.

Caso práctico: fabricante → transportista efectivo → destino

Tu fábrica contrata a una empresa de transporte para llevar producción terminada a un cliente. Tú eres el cargador contractual (contratas el transporte y expides la mercancía desde tu propia planta, coincidiendo aquí cargador contractual y expedidor real); el transportista es el transportista efectivo (realiza el porte); el cliente es el destino, sin obligaciones de generación del DeCA por recibir la mercancía.

Aportas tus datos, los del transportista, origen (tu planta) y destino, mercancía y peso, fecha y matrícula. Generas el DeCA antes de que el camión salga de tu planta, se lo entregas al transportista, y lo conservas en tu historial durante el plazo legal — el lugar físico de carga es tu planta, pero la obligación es de tu empresa como cargador contractual, no del muelle de carga en sí.

Checklist DeCA para el departamento de logística

• Identificar cargador contractual y transportista efectivo del servicio.
• Confirmar origen y destino exactos.
• Confirmar vehículo (matrícula de tractora y remolque, cuando proceda).
• Reunir naturaleza, peso (o medida alternativa) de la mercancía.
• Generar el DeCA antes de la salida del vehículo, nunca después.
• Comprobar que el PDF incluye el QR y que la URL descarga directamente.
• Facilitar el acceso al conductor (enlace, WhatsApp, email o copia impresa).
• Conservar el documento el plazo mínimo de un año.
• Registrar cualquier corrección posterior, con su motivo.

Cómo te ayuda DeCA Profesional

Generas el DeCA por servicio, con tus transportistas habituales guardados y sin cambiar tus sistemas internos. El historial conserva cada documento y sus versiones durante el plazo legal, y compartir el documento con el transportista y el conductor es tan simple como enviar un enlace.