DeCA para empresas de transporte: cómo gestionarlo en toda la flota

Qué implica el DeCA para una empresa con varios camiones

La obligación no cambia por tener flota: cada servicio de transporte necesita su propio DeCA, generado antes de que empiece. Lo que cambia es la escala — varios vehículos, varios conductores y, normalmente, varias personas en oficina emitiendo documentos en paralelo.

La responsabilidad de generación y conservación recae sobre el transportista efectivo (tu empresa, cuando es quien realiza el porte) y sobre el cargador contractual de cada servicio — no es una obligación que se traslade automáticamente al conductor.

Empresa transportista, conductor y cargador contractual: quién es quién

La empresa transportista es el transportista efectivo: la persona jurídica que realiza materialmente el porte y sobre la que recae la obligación legal. El conductor ejecuta el servicio y debe poder mostrar el DeCA durante una inspección, pero la obligación de generarlo y conservarlo es de la empresa, no suya a título personal.

El cargador contractual es quien contrata el transporte (una industria, un comercio, o una agencia/operador que contrata en nombre propio) y tiene su propia obligación de generación y conservación, independiente de la de tu empresa.

El flujo: de la oficina al conductor

En la práctica, el flujo habitual es: un operador de tráfico introduce los datos del servicio (cargador, origen, destino, mercancía, fecha, vehículo) antes de que el conductor salga; genera el DeCA; y se lo hace llegar al conductor por enlace, WhatsApp o email, o el conductor lo lleva ya cargado en su propio teléfono si tiene acceso a la cuenta de empresa.

El PDF, el QR y la URL de descarga directa se generan en el momento, así que el conductor nunca depende de que alguien de oficina se lo reenvíe justo antes de un control.

Varios usuarios, un mismo espacio de trabajo

Un administrador invita a los operadores por email con un enlace de un solo uso; al aceptar, se unen a la empresa existente — nunca se crea una empresa duplicada porque otro empleado se registre.

Hay cuatro roles reales: Administrador (gestiona el equipo y los datos de empresa), Tráfico (crea, comparte, duplica y corrige documentos), Conductor (crea, consulta y gestiona solo los DeCA de la matrícula asignada a su cuenta, desde el móvil) y Solo lectura (consulta el historial y los documentos, pero no puede crear ni corregir — útil para dar acceso a alguien de administración o a una gestoría sin que pueda modificar nada).

Vehículos, cargadores y direcciones guardados

Vehículos (tractora y remolque o semirremolque), cargadores habituales y direcciones de carga y descarga frecuentes se guardan a nivel de empresa y se autocompletan para cualquier operador — no hace falta que cada uno los vuelva a escribir.

Editar un dato maestro no altera ningún documento ya generado: los PDF históricos son inmutables. Esto evita el error más común de introducir manualmente los mismos datos una y otra vez: basta con guardarlos una vez y seleccionarlos en cada nuevo DeCA.

Historial compartido y búsqueda

El historial es común a toda la empresa — cualquier operador ve los documentos generados por el resto del equipo, no solo los suyos. Se puede filtrar por fecha, por transportista efectivo, por matrícula, y buscar por texto libre (referencia, cargador, transportista o ubicaciones de carga/descarga).

Qué debe recibir el conductor antes de salir

Antes del inicio efectivo del servicio, el conductor debe tener:

• El PDF del DeCA, en copia electrónica visible en el móvil o en copia impresa.
• El código QR visible en esa copia — permite la verificación directa durante una inspección.

Qué ocurre en una inspección

El inspector puede pedir el PDF o escanear el QR; en ambos casos accede directamente al documento vigente, sin necesidad de que el conductor inicie sesión en ninguna cuenta ni de que alguien de oficina esté disponible en ese momento.

Cómo se corrige un DeCA (y qué hace realmente la plataforma)

Si cambia la matrícula (por ejemplo, al sustituir la tractora o el remolque), el destino, la mercancía o cualquier otro dato después de generar el documento, la Resolución de 5 de junio de 2026 admite dos formas de corrección: modificar el PDF existente conservando los datos anteriores como no vigentes, o generar un PDF nuevo con su propia URL y QR, conservando el anterior para trazabilidad.

DeCA Profesional implementa la segunda vía: cada corrección crea una versión nueva del documento, con su propio QR y URL, y registra quién hizo la corrección y por qué motivo. La versión anterior no se modifica ni desaparece — queda conservada y consultable en el historial de la empresa.

Conservación documental

El fichero debe conservarse al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo. El historial de la empresa conserva cada documento y todas sus versiones, así que la conservación no depende de que cada operador guarde sus propios PDF por su cuenta.

Varios envíos y varios lugares en un mismo DeCA

Cuando el cargador contractual y el transportista efectivo coinciden en varios envíos de un mismo servicio, se pueden agrupar en un único DeCA siempre que cada envío quede identificado dentro del documento. DeCA Profesional permite añadir varios lugares de carga o descarga y varios envíos dentro del mismo documento cuando el servicio real lo requiere, en lugar de forzar un documento por cada envío individual.

Gestión manual frente a gestión con una plataforma

La diferencia se nota sobre todo cuando crece el número de vehículos y de personas emitiendo documentos:

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Caso práctico: una empresa con 15 camiones y tres operadores de tráfico

Tres operadores emiten DeCA a lo largo del día para 15 vehículos distintos, con cargadores que se repiten a menudo. Cada operador ve el mismo historial y los mismos cargadores/vehículos guardados, así que no hace falta coordinarse por correo para saber qué matrícula usó cada uno la semana pasada.

Cuando un conductor cambia de remolque a mitad de semana, el operador de turno corrige el DeCA correspondiente desde el historial común — la versión anterior queda conservada, y la nueva es la que lleva el conductor a partir de ese momento.

Cómo te ayuda DeCA Profesional

Un espacio de trabajo por empresa, con historial y datos maestros compartidos entre todos los operadores, para que la gestión del DeCA escale con tu flota en lugar de depender de que cada persona lleve su propio control por separado.