Trazabilidad del DeCA
Revisión legal hecha por PRAETORIA
Un DeCA no es un documento estático: se corrige, a veces se anula, y meses después puede hacer falta acreditar exactamente qué pasó con él y cuándo. Eso es trazabilidad — y la normativa exige un mínimo, pero no impide que una plataforma registre más.
Esta guía separa las dos cosas: qué tiene que quedar registrado por ley, y qué añade DeCA Profesional por encima de ese mínimo.
En 30 segundos
La normativa exige registrar la fecha y hora de creación del DeCA y de cada modificación posterior. DeCA Profesional va más allá: separa un historial de versiones (cada corrección, su motivo y quién la hizo) de una actividad de compartición (cuándo se envió, se abrió o se descargó el documento), sin afirmar nunca una entrega o lectura que no pueda demostrar.
Qué exige la normativa
El artículo 5 de la Resolución de 5 de junio de 2026 exige que quede registrada la fecha y hora de creación del DeCA y, si se corrige, la fecha y hora de la modificación, conservando el dato anterior o el documento original según el método de corrección empleado.
Eso es el mínimo legal: un registro temporal de creación y cambios. La norma no exige un histórico detallado de accesos, envíos o visualizaciones.
Qué añade DeCA Profesional por encima del mínimo
DeCA Profesional separa dos registros complementarios, cada uno con su propio propósito.
Historial de versiones
Cada corrección del documento, con su motivo, su fecha y hora, y qué usuario la hizo. Es el registro que exige la normativa, hecho visible y consultable.
Actividad de compartición
Cuándo se envió el DeCA por email, cuándo se abrió WhatsApp para compartirlo, cuándo se copió el enlace, cuándo la otra parte contractual accedió o descargó el documento.
| Mínimo legal | DeCA Profesional | |
|---|---|---|
| Fecha y hora de creación | Sí | Sí |
| Fecha y hora de cada modificación | Sí | Sí |
| Motivo de cada corrección | No exigido | Sí |
| Usuario que corrigió o anuló | No exigido | Sí |
| Envíos, aperturas y descargas por la otra parte | No exigido | Sí |
Por qué importa, más allá de la inspección
La inspección en carretera solo necesita el documento vigente. La trazabilidad importa después: cuando un cliente reclama meses más tarde, cuando una auditoría interna revisa un periodo completo, o cuando hay que acreditar ante una revisión que un DeCA concreto se corrigió por un motivo justificado y no se manipuló sin dejar rastro.
Lo que la trazabilidad NO afirma
Registrar que un DeCA se envió, se compartió o se abrió no es lo mismo que acreditar que la otra parte lo leyó o lo aceptó. DeCA Profesional distingue con cuidado entre lo que puede demostrar (envío, apertura del canal, acceso, descarga) y lo que no puede demostrar (lectura efectiva, conformidad del destinatario).
La regla de las afirmaciones honestas
Nunca verás en el historial una afirmación más fuerte que la evidencia real: «WhatsApp abierto para compartir», no «entregado y leído»; «accedido por la otra parte», no «conforme con el documento».
Cómo se consulta
Desde el detalle de cada DeCA, en dos secciones separadas: el historial de versiones y la actividad de compartición.
Cada corrección, cada envío, con su fecha y su motivo.
Gratis hasta el 31/12/2026 si te registras antes del 5 de octubre.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué trazabilidad exige la normativa del DeCA?
- La fecha y hora de creación del documento y de cada modificación posterior, conservando el dato o el documento anterior según el método de corrección.
- ¿DeCA Profesional registra algo más que ese mínimo?
- Sí: el motivo de cada corrección, el usuario que la hizo, y una actividad de compartición separada (envíos, aperturas, descargas).
- ¿Se puede saber quién anuló un DeCA y por qué?
- Sí. La anulación registra quién la hizo, cuándo y el motivo indicado, igual que cualquier otra modificación.
- ¿El historial demuestra que el destinatario leyó el documento?
- No. Demuestra que se envió, se compartió o se accedió a él — nunca una lectura o conformidad que la plataforma no pueda acreditar.
- ¿Se puede exportar o consultar el historial completo de la empresa?
- Sí, desde el Histórico: se busca por texto, se filtra por fechas, transportista o matrícula, y se exporta a CSV.
- ¿Cuánto tiempo se conserva esta trazabilidad?
- Al menos el mismo año de conservación exigido para el propio DeCA, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo.
Fuentes
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