Actualizado el 9 de septiembre de 2026
Una carga puede pasar por varias agencias y transportistas antes de llegar a la empresa que finalmente pone el camión. Con la llegada del Documento Electrónico de Control Administrativo surge una duda evidente: ¿quién debe hacer el DeCA y qué empresas tienen que aparecer?
La regla práctica es sencilla:
En el DeCA deben aparecer la empresa que contrata directamente al transportista que realiza el viaje y ese transportista efectivo.
¿Qué sucede en una cadena larga de subcontratación?
Imaginemos esta cadena:
| Interviniente | Función |
|---|---|
| Empresa cargadora | Contrata a la agencia A |
| Agencia A | Subcontrata a la agencia B |
| Agencia B | Contrata a la empresa transportista |
| Transportista final | Realiza materialmente el viaje |
A efectos del DeCA:
- Agencia B será el cargador contractual, porque contrata directamente con quien realiza materialmente el transporte.
- El transportista final será el transportista efectivo, porque ejecuta el servicio al amparo de su autorización.
- La empresa cargadora y la agencia A no tienen que aparecer en ese DeCA como cargador contractual, porque no han contratado directamente al transportista efectivo.
El Ministerio de Transportes confirma que, en una cadena de subcontrataciones, son el penúltimo y el último eslabón quienes ocupan respectivamente las posiciones de cargador contractual y transportista efectivo.
Por tanto, no se genera un DeCA en el que aparezca toda la cadena comercial.
¿Qué ocurre si el transportista vuelve a subcontratar?
Supongamos que una agencia contrata a Transportes A pensando que realizará el servicio, pero Transportes A lo encarga finalmente a Transportes B.
En ese momento:
- Transportes A pasa a ser el cargador contractual.
- Transportes B pasa a ser el transportista efectivo.
- El DeCA debe identificar a Transportes A y Transportes B.
- La agencia inicial deja de ser el cargador contractual que debe figurar en ese documento.
Esto obliga a las agencias a saber si la empresa contratada ejecutará realmente el transporte o volverá a subcontratarlo.
No es necesario conocer toda la cadena comercial, pero sí establecer un procedimiento que garantice que el último transportista recibe un DeCA correcto antes de iniciar el servicio.
¿Quién debería generar el DeCA?
La normativa no impone que el archivo tenga que redactarlo materialmente una parte determinada. Cargador contractual y transportista efectivo pueden acordar quién se encarga de generarlo.
En las cadenas de subcontratación, una solución especialmente práctica es que lo genere el transportista efectivo, porque es quien conoce directamente:
- La matrícula de la cabeza tractora.
- La matrícula del semirremolque.
- La fecha efectiva del servicio.
- La existencia de una autorización especial.
- Los cambios de vehículo que puedan producirse.
Para hacerlo correctamente, el cargador contractual directo deberá facilitarle los datos del servicio: identidad de las partes, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía.
Después de emitirlo, el transportista debería enviar copia o confirmación al cargador contractual y entregar el PDF o el código QR al conductor.
¿Puede una agencia limitarse a preguntar si se hará el DeCA?
Preguntarlo es necesario, pero una simple respuesta verbal como «sí, lo hacemos nosotros» ofrece poca seguridad.
La agencia debería dejar constancia escrita en la orden de carga o mediante una confirmación electrónica de:
- Si la empresa contratada realizará el transporte con medios propios.
- Si prevé subcontratarlo.
- Quién asumirá la generación del DeCA.
- Que el documento se entregará al conductor antes de iniciar el servicio.
- Que se facilitará prueba de su emisión cuando sea solicitada.
Si la agencia contrata directamente con el transportista efectivo, no queda liberada de responsabilidad simplemente porque este se haya comprometido a generar el documento.
La Orden FOM/2861/2012 atribuye responsabilidad tanto al cargador contractual como al transportista efectivo cuando el documento no se formaliza o no se lleva a bordo, salvo las particularidades previstas para el cargador que pueda acreditar su emisión.
Protocolo práctico para una agencia de transporte
La forma más sencilla de organizarse es incluir estas comprobaciones en cada orden de carga.
1. Preguntar si ejecutará el transporte directamente
Añadir una opción obligatoria:
- “El transporte se realizará con medios propios”.
- “El transporte será subcontratado”.
2. Determinar quién genera el DeCA
Si la empresa contratada es el transportista efectivo, la agencia y el transportista acuerdan quién lo genera.
Si existe una nueva subcontratación, la empresa que contrata al transportista final debe asegurar que se genera el DeCA correspondiente.
3. Exigir una confirmación antes de la salida
La confirmación puede consistir en:
- Copia del DeCA.
- Enlace directo al documento.
- Código QR.
- Identificador del documento y confirmación de entrega al conductor.
4. Registrar la comprobación
En el expediente del transporte conviene guardar:
- Quién declaró que ejecutaría el viaje.
- Quién asumió la emisión.
- Cuándo se confirmó la creación.
- Cuándo se entregó al conductor.
Así se evita depender de llamadas, mensajes aislados o explicaciones posteriores.
Cláusula para incluir en las órdenes de carga
La agencia puede incorporar una cláusula como esta:
Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA). El transportista deberá comunicar, antes del inicio del servicio, si realizará el transporte con medios propios o si procederá a su subcontratación. Cuando sea el transportista efectivo, se compromete a generar el DeCA o colaborar en su correcta formalización, incorporando los datos que sean de su responsabilidad y entregando al conductor el documento o código QR antes del inicio del viaje. Si subcontrata el servicio, deberá garantizar que el DeCA identifique correctamente a quien contrate directamente al transportista final como cargador contractual y a este último como transportista efectivo. A requerimiento de la agencia, deberá facilitar confirmación de la emisión y entrega del documento.
También puede añadirse una casilla operativa:
☐ Confirmo que el DeCA ha sido generado y entregado al conductor antes del inicio del servicio.
Esta fórmula no elimina las responsabilidades establecidas legalmente, pero deja claras las obligaciones operativas y facilita acreditar cómo se organizó el transporte.
¿Debe pedirse siempre una copia completa?
Cuando la agencia sea el cargador contractual directo, debería disponer del DeCA o tener garantizada su descarga y conservación durante el plazo legal.
Cuando existan intermediarios posteriores y la agencia ya no sea quien contrata directamente al transportista efectivo, puede resultar suficiente exigir una confirmación de cumplimiento. De esta manera se controla el riesgo sin obligar a revelar innecesariamente toda la cadena comercial.
La clave es poder distinguir entre:
- El proveedor contratado por la agencia.
- La empresa que contrata directamente al camión.
- El transportista que finalmente realiza el viaje.
La opción más sencilla para los transportistas
Las agencias pueden pedir al transportista final que genere el documento mediante una plataforma sencilla y remita inmediatamente el QR al conductor y la confirmación al cargador contractual.
Con DeCA Profesional pueden generarse DeCA ilimitados, sin tarjeta y sin coste hasta el 31 de diciembre de 2026, incluso aunque cada porte proceda de una agencia diferente.
Preguntas frecuentes
Si intervienen cuatro agencias, ¿deben aparecer todas?
No. En el DeCA deben identificarse expresamente el último intermediario que contrata directamente al transportista efectivo y el transportista que realiza materialmente el servicio.
¿Puede generar el documento el transportista efectivo?
Sí. Las partes pueden acordar quién lo genera. Operativamente puede ser la solución más sencilla, siempre que el cargador contractual le facilite los datos necesarios y compruebe el documento.
¿La agencia debe preguntar si habrá subcontratación?
Es muy recomendable. Sin esa información puede identificar como transportista efectivo a una empresa que finalmente no realizará el viaje.
¿Basta con poner en la orden que el transportista hará el DeCA?
La cláusula ayuda a organizar y acreditar el encargo, pero no sustituye la comprobación de que el documento fue realmente generado y entregado al conductor.
¿Quién responde de los datos?
El cargador contractual responde principalmente de la identidad de las partes, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía. El transportista efectivo responde de la autorización especial, la fecha y las matrículas.
Consulta también nuestra guía completa del DeCA obligatorio y cómo presentar el código QR durante una inspección.