No siempre eres tú quien genera el DeCA. Muchas veces lo emite el transportista con su propio programa, o llega desde otra plataforma. Aun así, la obligación no desaparece para ti.
Importante
La obligación recae sobre el cargador contractual (quien contrata el transporte, incluida la agencia u operador que contrata en nombre propio) y el transportista efectivo (quien lo realiza). Ambos deben conservar el fichero al menos un año.
Quién hace qué
| Situación | Quién lo genera | Qué debes hacer tú |
|---|---|---|
| Lo generas tú en DeCA Profesional | Tú | Nada más: queda archivado en tu Historial |
| Lo genera el transportista y te lo envía | El transportista | Guardar tu copia como DeCA externo |
| Te llega desde otra plataforma | Otra empresa | Guardar tu copia como DeCA externo |
| Te piden un dato que solo tú sabes | Tú lo completas | Usa el enlace que te envíen; no necesitas cuenta |
Guardar un DeCA que te han enviado
- Entra en Historial y pulsa + Añadir DeCA externo.
- Arrastra el PDF o selecciónalo (hasta 1 MB).
- Si quieres encontrarlo mejor después, añade la referencia, la fecha, el cargador, el transportista, la matrícula, el origen y el destino. Son opcionales: el PDF se guarda igualmente.
- Pulsa Guardar. Aparecerá en tu Historial con la etiqueta Externo, junto a los tuyos.
Consejo
Si no podemos confirmar que el PDF sea un DeCA, o parece que ya lo tenías guardado, te avisamos antes de archivarlo. Es una ayuda, no una validación legal: revisa siempre el documento.
Antes de archivarlo, revisa tres cosas
Archivar no convierte en válido un DeCA que no lo es. Cuando te llegue, comprueba:
- Que tiene los datos obligatorios del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012: cargador contractual, transportista efectivo, origen, destino, mercancía, peso, fecha y matrículas.
- Que el QR abre el PDF directamente, sin usuario ni contraseña.
- Que es la versión vigente: si el transportista lo corrigió, guarda también la versión nueva.
Si falta algo, pídeselo a quien lo generó: la responsabilidad de conservarlo es tuya, pero corregirlo le toca a quien lo emitió.
Buscarlo cuando lo necesites
En el Historial, el filtro Origen separa los DeCA generados en DeCA Profesional de los externos, y el buscador encuentra ambos por referencia, empresa o matrícula.
Ejemplo
Eres una agencia que contrata a un transportista. Él genera el DeCA con su programa y te lo manda por email. Lo añades como DeCA externo con la referencia de tu pedido: si mañana te lo piden, lo encuentras en segundos junto a los que generas tú.
Y si el dato lo tienes tú
Si quien genera el DeCA te pide un dato (la dirección exacta de entrega, los kilos…), te llegará un enlace seguro. Lo abres, escribes solo lo que te piden y listo: no necesitas cuenta en DeCA Profesional.
- ¿Un DeCA externo cuenta en mi plan?
- No. Archivar un PDF que te han enviado no crea un DeCA nuevo.
- ¿Puedo corregir un DeCA externo?
- No: lo corrige quien lo generó. Cuando te envíe la versión nueva, guárdala también.
- ¿Quién puede añadir DeCA externos?
- El Administrador y Tráfico pueden añadirlos; solo el Administrador puede borrarlos. Solo lectura los consulta, y el Conductor únicamente si tiene permiso para ver todos los DeCA de la empresa.
- ¿Qué formato admite?
- El PDF del DeCA, de hasta 1 MB. El resto de datos (referencia, empresas, matrícula, origen, destino) son opcionales y sirven para encontrarlo después.
- ¿Cuánto tiempo tengo que conservarlo?
- Al menos un año, igual que los DeCA que generas tú. En DeCA Profesional queda en tu Historial; si lo borras, deja de verse en tu lista.